Advocaten en Accountants

ICT voor specialisten door specialisten

‘Legal tech’, ‘Fin tech’ en steeds meer cloud

Zowel in de advocatuur als in de accountancy gaan er steeds meer applicaties de cloud in.
Met prachtige opties, maar daar heb je wel een goede ICT partner bij nodig!

Veel applicaties en steeds meer naar de cloud

Vooral in de accountancy zijn er veel applicaties waar mee gewerkt moet worden. Vanwege vele diensten / rapportages en de noodzaak om klanten met hun eigen systemen te ondersteunen.

In het hele werkveld van advocaten en accountants gaan er steeds meer applicaties gaan naar de cloud als ‘legal tech’ en ‘fin tech’. Er is ook een duidelijke consolidatie aan de gang, diverse sofwarebedrijven fuseren en bundelen zo functionalieiteit. Op zich zijn dat goede ontwikkelingen met meer gemak en mobiliteit. Zeker belangrijk om ook jonge, nieuwe medewerkers te trekken die overal willen kunnen werken met de nieuwste mogelijkheden.

De uitdagingen

Toegang en licenties

De uitdaging van applicaties die naar de cloud gaan is zorgen voor een gecontroleerde manier van toegang tot die applicaties. Iedere gebruiker heeft met al die ‘losse’ applicaties al snel een scala aan inlognamen en wachtwoorden. Hoe hou je dat in de hand?

Het beheer van die gebruikers en voorkomen van onnodige licenties is ook uitdagend. Met name wanneer mensen uit dienst gaan en niet meer duidelijk is welke toegang de betreffende persoon had. ‘Vergeten’ gebruikers hebben daarmee nog eenvoudig toegang tot de betreffende applicaties

Beheer van data

Het overzicht houden op alle data en de voorwaarden die daar aan hangen is weer een aparte uitdaging . Staat alle data echt veilig op een plek die voldoet aan de AVG?

Nog niet voldoende digitaal

Invoering van de nieuwste technieken is lastig als processen nog niet goed gedigitaliseerd zijn. Zeker als er ook nog veel data op papier verwerkt wordt.

Integratie

Data staat zelden op zichzelf, het is doorgaans de input of output van een proces. Hoe rijg je al die gegevens dan aan elkaar als er meerdere applicaties in een keten die data verwerken die niet bij elkaar staan? Dan komen er al snel technische dingen om hoek als connectors, API’s, netwerkkoppelingen etc. Integratie is vaak een puzzel.

Vaak met Microsoft 365

Tegenwoordig bouwen applicatieleveranciers hun diensten uitsluitend nog op basis van Microsoft 365 / Azure. Dus daar zelf gebruik van maken is een ‘verplichte’ stap aan het worden. Op zich geen probleem, maar die opzet wordt ook steeds technischer. Met name vanwege beveiliging.

Wat CoDesk doet

Wij verzorgen digitale werkplekken met alles wat daarbij hoort. Als gids nemen we klanten mee in alle relevante ontwikkelingen op het gebied van cloud. Op die manier groeit hun werkplek dus mee met alle moderne opties.

Kostenbesparing en gemak

Geheel vanuit ons CoDesk principe zorgen we voor minder beheer, minder kosten, betere beveiliging van gegevens en vooral méér gemak voor de gebruikers.

Hulp bij digitalisering

We denken actief mee met klanten die stappen wil zetten. Natuurlijk door vanzelfsprekende stappen naar Microsoft 365, maar ook met meer op maat gemaakte oplossingen.

Voorbeeldje: de ‘Postbus’

En voorbeeld van digitalisering is bijvoorbeeld wat we bouwen op basis van onze CoDrive: veilige opslag in de cloud waar alleen jij, jouw klanten en collega’s onder gestelde voorwaarden bij kunnen.

Met CoDrive hebben o.a. de Postbus gemaakt, een handige online dossier warmee je analoge post overbodig maakt, structuur geeft aan dossiers en het sturen van data per e-mail vermijdt.

Kant en klaar en ook helemaal geïntegreerd in onze werkplekken. Die optie hebben we nu tot een standaard optie gemaakt voor al onze klanten.

Nog een voorbeeld: ISO rapportages

Aantoonbaar maken dat je als bedrijf voldoet aan de hedendaagse eisen van informatiebeveiliging is steeds belangrijker. Vragen daarover krijgen we dan ook meer en meer.

Om aan die vragen tegemoet te komen hebben we natuurlijk onze eigen ISO 27001 certficering geregeld, maar ook al rapportages en documentatie klaar staan voor klanten.

Wat we nieuw maken is ook altijd met dat kader in ons achterhoofd: het moet aantoonbaar, meetbaar en herhaalbaar zijn volgens best practices.

Geheimhouding is key

In de advocatuur en accountancy staan integriteit en geheimhouding voorop. Beheer van gegevens moet daar dan ook bij aansluiten, met de AVG als leidraad. Kan jij in 5 minuten aantonen dat je dat voor elkaar hebt?