De werkelijke kosten van een werkplek

by Sven van der Waal van Dijk | 17 juni 2021

Wat zijn de verborgen kosten van een werkplek?

Notebook met Microsoft 365 leuker, beter, goedkoper?

Elke standaard computer is te voorzien van Microsoft 365 (voorheen Office 365). Alle data kan zo in ‘de cloud’ (maar waar je toch even wat meer van moet weten). Hartstikke ‘modern’, ‘makkelijker’ maar vooral ‘goedkoper’. Dat zijn althans de argumenten in de reclame…. maar is dat dan ook zo? Weet jij wat de werkelijke kosten van een werkplek zijn?

Digitale werkplek, modern workspace, desktop, allemaal termen die over hetzelfde gaan: je werk kunnen doen. De vorm is echter aan veranderingen onderhevig. Door kosten, techniek en innovatie maar ook mode. De vraag naar beheer van stand alone notebooks in combinatie met Microsoft 365 neemt op dit moment duidelijk toe.

Kijk maar hoe KPN dat nu aanbiedt: het heette ooit “Werkplek Online” en dat was een remote desktop omgeving, nu heet het ‘Cloud & Workspace” en dat is vooral een op Microsft 365 gebaseerd aanbod op basis van stand alone computers die via Internet bij de benodigde data kunnen komen.

Terug naar de jaren ’80?

Lokaal software op computers voor zakelijke eindgebruikers installeren is iets wat eind jaren ’80 van de vorige eeuw gemeengoed werd. En met de juiste tools kon je dat dan ook in grote aantallen doen, maar het bleef een kostbare aangelegenheid. back to the eighties

Nog los van het beheer van de hardware zelf was het een hele uitdaging om met name alle instellingen voor applicaties goed te krijgen bij installatie en daarna te zorgen dat alles bleef werken. Centraal beheer en monitoring stonden nog in de kinderschoenen.

Niet voor niks werd richting het nieuwe millennium steeds meer gedacht over ’thin computing’. Terug naar het idee van de terminal en het centraal aanbieden van een werkomgeving. De minimale specificaties van werkplekken zijn daardoor veel lager en centraal beheer van werkplekken is dan veel makkelijker. Dat concept werd uiteindelijk ingevuld door (met name) Citrix als ‘remote desktop’ technologie.

Na jaren van alles centraal regelen via een centraal beheerde remote desktop is nu de trend om juist weer alles los te laten op lokale computers. De gedachte is dat alle applicaties toch via ‘de cloud’ werken en alle data ook in ‘die cloud’ opslagen wordt.
Maar zover is het nog lang niet: grote delen van de benodigde software moet je nog steeds installeren en alles wat je online doet staat (minimaal deels) gebufferd op jouw lokale machine. En daar moet je dingen voor regelen, zeker als je zaken uniform en gestructureerd wil aanbieden.

Als we nu weer terug gaan naar de inzet van lokale computers, dan is dan dus niet modern, maar 1 kant van een slingerbeweging. Die nu weer richting ‘local device management’ uitslaat om ongetwijfeld later weer de andere kant op te gaan. L’histoire se répète.

Makkelijk…. voor wie?

Vooropgesteld: er is natuurlijk niks lekkerder dan werken op je lokale notebook, met al het rekenvermogen, werkgeheugen en vooral de grafische processor helemaal voor jezelf. Geen beperkingen, zeker als je ook nog admin-rechten hebt en je alles kan installeren wat je maar wil. Helemaal leuk.

Maar dat is niet wat een werkgever drijft. Een werkgever zet werkplekapparatuur in voor een ander doel, namelijk getting the job done! En dat met zo min mogelijk kosten en zo min mogelijk risico op verstoringen.

Dan wil je als werkgever niet dat je medewerker werkt op een notebook waar alles vrolijk en vrij op geïnstalleerd wordt. In plaats daarvan moet het juist een gesloten systeem zijn. Ingericht op een manier waar van de auditor of de accountant zegt dat het goed is. Vooral die laatste groep neemt het beheer van IT-systemen steeds vaker meer in de jaarrekeningcontrole, dus de vraag naar die beheersing neemt toe.

Een goed beheerde omgeving vraagt (helaas) om standaardisatie en beveiliging, dus om beleid. Dat beleid wil je snel en makkelijk kunnen uitvoeren voor alle werkplekken. Dus makkelijk voor de werkgever, niet voor de werknemer. Want beleid betekent nou eenmaal het kaderen van opties. Vervelend, maar waar.

Wat zijn nu echt de werkelijke kosten van een werkplek?

TCO staat voor Total Cost of Ownership, ofwel wat iets totaal gekost heeft aan het einde van de levensduur met alle kosten voor onderhoud, afschrijving etc erbij. Het is een goede manier om verschillende opties qua kosten te vergelijken.

Ik ben tot op heden geen goede TCO-analyse tegengekomen van wat het nu echt kost om te werken in een remote desktop omgeving versus wat het kost om stand alone werkplekken met Microsoft 365 aan te bieden. En Microsoft 365 kiezen we hier dan omdat dat toch een ‘de facto’ standaard is… (of lijkt althans, want er zijn echt andere opties).

Rekenvoorbeeld met een standaard notebook

Stel: we hebben een bedrijf met 10 medewerkers. Dit bedrijf huurt een systeembeheerder in voor €95 per uur om hun IT-omgeving op te zetten en te onderhouden.
De systeembeheerder schat de levensduur van de notebooks in op 36 maanden. Installatie per notebook kost 1 uur en gemiddeld is hij (of zij) naar verwachting 10 minuten per apparaat per maand bezig met onderhoud.

De variabelen op een rijtje:

Aantal medewerkers	10
Tarief systeembeheerder	95	euro per uur

Technische afschrijving	36	maanden
Onderhoud per device per maand	10	minuten

Kosten per apparaat

Een beetje notebook kost zo maar €750, dus 10 stuks betekent een investering van €7500 vooraf. Gedeeld door 36 maanden is dat bijna 24 euro per maand per apparaat als afschrijving.
De fiscus eist weliswaar dat je in 60 maanden afschrijft, maar met notebooks lukt dat maar zelden. 36 maanden is een meer realistische economische levensduur, zeker voor de ‘spullen van de baas’.

Onze systeembeheerder gaat voor dit bedrijf een mooie opzet maken met remote beheer van de machines en beveiliging. Er wordt gekozen voor Microsoft 365 Business Premium. Reken op (ondertussen al) 20 euro per gebruiker per maand per licentie.

Elke maand 10 minuten besteden aan onderhoud betekent zo’n 15 euro per maand. 10 minuten voor zowel ondersteuning van de medewerker als het in de gaten houden van de hardware is niet veel.

Maar er is nog niks geregeld voor anti-virus en back-up. Voor anti-virus gebruiken we wat Windows en Microsoft365 standaard aan boord hebben en een back-up tool voor Microsoft 365 is er voor ongeveer 2 euro per werkplek per maand.

Totaal per maand kost een notebook dan 24 + 17 + 15 + 2 = 48 euro per maand.

De vaak vergeten kosten van een bedrijfsomgeving

Voordat er ook maar 1 notebook uitgeleverd kan worden, moet er wel eerst een bedrijfsomgeving zijn waar alle randvoorwaarden ingevuld worden om samen te kunnen werken. Voor het gemak laten we het lokale netwerk even buiten beschouwing, maar er moet in ieder geval een centrale omgeving zijn waar:

de accounts per medewerker ingesteld kunnen worden
de mail wordt geconfigureerd
het remote beheer van machines wordt geregeld
toegang tot applicaties wordt geregeld
de benodigde rapportages voor o.a. audits uit voortvloeien

In onze casus kiest deze klant voor Microsoft 365 en het is logisch om dan ook de andere Microsoft-opties zoals AzureAD (registratie van accounts), Intune (centraal beheer van computers en installaties) en Exchange Online (mailserver) te gebruiken.
Afgaand op offertes die wij hebben gezien kost het opzetten van zo’n omgeving dan (laten we het afronden op) 120 uur. Daar zitten dan zo’n beetje deze activiteiten in:

set-up Azure tenant (inclusief mail)	16	uur
set-up Intune configuratie	16	uur
set-up voor software deployment	20	uur
set-up voor back-up	8	uur
set-up monitoring (updates, back-up, anti-virus)	8	uur
set-up reporting (voor o.a. audits)	16	uur
set-up updates van software	8	uur
Inrichten en overdracht werkplekken	20	uur

Toch wel schrikken: TCO, ofwel de werkelijke kosten van een werkplek

120 uur * 95 euro voor de set-up betekent een investering van € 11.400,- eenmalig. Naast de aanschaf van de notebooks voor €7.500,-. Een investering van €18.900,- dus.

Elke maand komt er dan nog 19 euro per machine bij aan licentiekosten (Microsoft365 + de back-up). Dus 190 euro per maand in deze casus met 10 werkplekken. Plus nog 10*10 = 100 minuten voor het systeembeheer, ofwel 160 euro. Totaal 370 euro per maand.

Het scheelt dat de kosten voor de flinke investering vooraf na de eerste vrijdagmiddagborrel vergeten zijn, maar wat is nu TCO per werkplek? Wat kost de werkplek nu onder aan de streep in totaal?
Als we er vanuit gaan dat afschrijving op de set-up van de bedrijfsomgeving wél 60 maanden is zoals de fiscus graag ziet en de (technische) afschrijving van de werkplekken 36 maanden is (zoals eerder beschreven), dan is TCO per werkplek:

Werkplek (zie de berekening eerder) = €48,- (o.b.v. 36 maanden en inclusief licenties)
€11.400 set-up gedeeld door 10 werkplekken en dat weer gedeeld door 60 maanden = €19,-

Totaal dus € 67,- per werkplek per maand, ofwel € 2412 totaal in 36 maanden.

Oeps… de onvoorziene kosten

Even slikken die 67 euro, maar dan ben je er ook toch? Nou nee… Met bovenstaande kosten hou je namelijk geen rekening met bijvoorbeeld:

de kosten van het netwerk
de kosten voor on & offboarding (inname, reset, configuratie voor nieuwe gebruikers)
vroegtijdige vervanging apparatuur bij onverwachte situaties (en de kosten bij productieverlies)
extra systeembeheer bij onverwachte storingen of extra ondersteuning
certificering (optioneel, maar wel steeds belangrijker)

Nu we weten wat de werkelijke kosten van een werkplek, of beter een stand-alone werkplek zijn, kan je appels met appels vergelijken (dat is het fijne van een TCO-berekening).
Want wat kost die online werkplek bij jouw managed service provider nu? En wat scheelt dat in risico’s en investeringen?

Dikke kans dat de online werkplek toch gunstiger uitvalt dan het (weer) lokaal installeren en beheren van computers. En dat is niet zo raar: de kosten van managed services zijn doorgaans wél berekend op basis van TCO. Reclames vooral niet.

Samen het sommetje maken voor uw omgeving? Boek een afspraak!